Dicas para uma boa comunicação em apresentações

como-se-comunicar-melhor

Cena do filme O Abrigo (2011).

Quando entramos no assunto “comunicação” muitas pessoas pensam logo na fala e na capacidade de se fazer entender verbalmente. Porém, quem dera essa história fosse tão simples assim. Na verdade apenas 25% da comunicação humana é verbal, enquanto os outros  75% são não verbal. Isso significa que para se comunicar bem é preciso cuidar de uma série de elementos e fatores, dos quais muitas vezes nem nos damos conta, como a postura e o olhar – é isso o que quero dizer com “você não fala só com a boca”!

No dia a dia essas questões podem não ter tanto impacto – pelo menos que se note imediatamente -, mas em uma apresentação de negócios elas, com certeza, pesam bastante. Vejamos: uma apresentação bem-sucedida depende de uma boa comunicação. Muitas vezes a pessoa até possui domínio sobre o assunto, mas não sabe se expressar. Outras vezes a informação a ser passada é de extrema relevância, mas falta organização para transmiti-la. Exemplos não faltam.

E os tímidos que não tentem se esconder atrás (ou seria à frente?) de um “PowerPoint” todo estiloso. Se a composição geral, que inclui o próprio orador, não conseguir transmitir a mensagem satisfatoriamente, todo o esforço terá sido em vão.

Sim, como mostramos no post 10 dicas de Reinaldo Polito para uma apresentação de negócios, a estruturação e a exibição do que será proposto ou explicado é muito importante. No entanto, é preciso cuidar também dos vários outros fatores comunicacionais. Como a professora Kassandra de Brito Carvalho mostrou neste material, nós, seres humanos, nos comunicamos por meio de várias linguagens, sendo elas: não verbal, oral, escrita, imagética e multimidiática. Ou seja, é preciso estar preparado em todos esses diferentes aspetos.

Que tal irmos então para um roteiro básico sobre o que fazer na Hora H? Dá só uma olhada nas dicas de hoje.

Como se comunicar bem em apresentações

dicas-apresentacao-negocios

LINGUAGEM NÃO VERBAL

1. Postura: Quer um público fechado, tímido e disperso? Então, não aja dessa forma você também. Mantenha a compostura, mas com naturalidade. Evite colocar as mãos nos bolsos, ficar “encolhido”, dar as costas para os ouvintes, cruzar os braços e andar de um lado para o outro. Ah, e não seja carrancudo, sorria!

2. Aparência: Você estará à frente de várias pessoas. Logo, esteja certo que elas irão reparar em tudo! Sendo assim, fica proibido descuidar da aparência – você tem de transmitir credibilidade, lembra? Use roupas confortáveis, sapatos limpos (de preferência que também não façam barulho) e arrume bem o cabelo, se vestindo de acordo com a ocasião. Não queira estar “mais chic” que os outros só para impressionar. Use o bom senso. Esse cuidado com a aparência vale também para os materiais que você vai utilizar.

3. Autoconfiança: Demonstrar domínio sobre as informações transmitidas é essencial para “ganhar” o público. Contudo, a autoconfiança não se manifesta só aí. Ela escorre também pelos olhos, gestos, andar e tom de voz. Mantenha a calma e a segurança, mas não seja arrogante, pois ninguém suporte esse tipo de gente.

4. Organização: As pessoas percebem quando as coisas foram feitas em cima da hora ou quando foram preparadas com antecedência. Demonstrar desordem significa perder a credibilidade. Evite esse constrangimento, organizando os materiais de apoio, testando os recursos e, de preferência, conhecendo com antecedência o lugar da apresentação.

5. Empatia: Tente compreender o que público diz mesmo quando ele não está participando ativamente. Observe os olhares, os gestos e a atenção para você e vá buscando falar a língua dos ouvintes, desenvolvendo a empatia.

LINGUAGEM ORAL/VERBAL

6. Objetividade: Nada de ficar dando voltas e mais voltas. Seja objetivo em suas explanações. Não fale demais, nem de menos. Em questões mais polêmicas evite se alongar para não se enrolar em suas próprias palavras, tampouco desviar o foco de interesse.

7. Vocabulário: Use um vocabulário condizente com o público participante e não queira ficar enfeitando a sua fala com palavras sofisticadas. Dominar o assunto não significa usar termos técnicos ou complexos o tempo todo. Seja claro e simples, mas correto.

8. Ritmo: Falar calmamente, com tranquilidade, é fundamental para se fazer entender. Planeje sua apresentação a fim de que tudo seja dito no tempo certo, evitando que você tenha que “cuspir” seu discurso ou se atropelar, dificultando a compreensão das palavras. De outro modo, também não seja cansativo, nem sonolento. Encontre um ritmo bacana que as pessoas possam acompanhar e para conduzi-lo preste bastante atenção à respiração.

9. Voz: Impostação, tom e volume. E se sua voz falhar na hora mais importante? Pois é, quando estiver se preparando para uma apresentação lembre-se de cuidar também da sua garganta. Hidrate-a bem, tomando água fresca, evitando doces e esforços vocais. Se puder, faça alguns exercícios para aquecê-la. No momento do seu discurso procure projetá-la de modo que ela seja capaz de encher o ambiente, mas claro, dentro da sua capacidade, sem forçar. Dica extra: tenha uma excelente noite de sono, pois isso ajudará a voz descansar e estar firme e forte para o dia seguinte.

10. Microfone: Muitas pessoas têm verdadeiro pavor desse tal de microfone, que em certos casos são indispensáveis. Para que tudo corra bem, para que sua voz soe clara e seu manejo do equipamento pareça natural (pelo menos), faça um teste antes checando o som, a distância ideal que deve ficar dos seus lábios e verificando até aonde você pode se movimentar.

LINGUAGEM ESCRITA

11. Ortografia: Quais informações escritas serão projetadas? Esteja certo de que não haja erros de ortografia e nem de digitação, pois isso pode tirar alguns pontinhos da credibilidade. Escreva em português formal, mas sem excessos, lembrando que é preciso proporcionar fácil e rápida compreensão das suas ideias e propostas.

12. Ponderação: O PowerPoint, ou seja lá qual mídia for usar, deve ser apenas um auxílio na apresentação. Os textos empregados têm de ser muito sucintos e práticos. Você não deve se apegar a eles, lendo-os na íntegra. Portanto, apenas alguns tópicos bastam.

13. Fontes: Textos ou frases citados na íntegra devem vir acompanhados de suas respectivas fontes. Não “roube” as ideias e as palavras de ninguém! Tenha humildade intelectual para fornecer também suas referências de pesquisa.

14. Humildade: Seja simples. Não queira escrever de maneira difícil só para demonstrar conhecimento. Voltando à questão do vocabulário, ele deve estar em sintonia com as pessoas que irão lhe ouvir. Se escapar algum erro, assuma-o e prometa consertar.

LINGUAGEM IMAGÉTICA

15. Telas da apresentação: Cuide para que os slides ou outros meios utilizados apresentem bom layout, boa combinação de cores e boa distribuição das informações. Suas telas devem ser atrativas, mas não apelativas – tente encontrar o equilíbrio! Ah, e evite os efeitos de de transição, eles geram dispersão e tendem a ficar com um aspecto bastante duvidoso.

16. Fotos, desenhos, tabelas e outras figuras: Tudo tem de ser colocado harmonicamente dentro da sua apresentação. Busque o bom gosto e, novamente, a simplicidade. As imagens devem complementar o texto ou a ideia central apenas. Dessa forma, não faça um carnaval como se fosse um álbum virtual para os amigos ou coisa do tipo.

17. Imagem pessoal: Encaixado também na linguagem não verbal, esse fator conta muito. Preste atenção às possíveis frases em sua camiseta, assim como em toda a composição. Não permita que mensagens indesejadas sejam silenciosamente transmitidas, deturpando seus negócios. Se arrume adequadamente para a ocasião garantindo uma imagem pessoal coerente, capaz de agregar segurança e, mais uma vez, credibilidade.

LINGUAGEM MULTIMIDIÁTICA

18. PPT: Vai falar com o auxílio do PowerPoint? Legal, então capriche. Ele deve ser capaz de te ajudar como um guia durante a apresentação e não servir como muleta para o que precisa ser dito. Demonstre domínio sobre o assunto! Todos os elementos empregados devem convergir para a ideia central. Assim, se o seu negócio for relacionado a produtos para o solo, por exemplo, não use temas com ondas ou outras referências do mar. Retomando, prefira as marcações em tópicos, com pouco texto, e evite os efeitos, que além de serem cansativos, deixam o arquivo pesado.

19. Teste: Equipamentos são equipamentos. Quem garante que em determinado momento eles não vão falhar? Bem, ninguém. Mas você pode minimizar essas chances consideravelmente fazendo testes antes da apresentação. Cheque os cabos, os computadores, as versões dos sistemas operacionais, os dispositivos que irá levar e o que mais for estar disponível.

20. Imprevistos: É fundamental estar preparado para eles. E se faltar energia? Tem de estar preparado para falar sem a ajuda do PPT. E se o arquivo não abrir? Tem sempre de levar uma cópia que seja em CD, pendrive ou que esteja no e-mail. Faça backups em diferentes formatos e versões para poder driblar alguma incompatibilidade com os sistemas de apoio.

Tudo bem, para saber se você aprendeu um pouco com essas dicas não vou pedir que me envie um vídeo de uma apresentação sua (mas se quiser, fique à vontade!).

O que vou te pedir, como sempre, é que deixe o seu COMENTÁRIO, assim podemos enriquecer as dicas, trocar figurinhas e ampliar a discussão.

Associada